CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP

1.2.1 Những khái niệm và nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền.

      a. Những khái niệm cơ bản về kế toán vốn bằng tiền

       Vốn bằng tiền (Thông tư 200/2014/TT-BTC) là một bộ phận của tài sản lưu động trong doanh nghiệp tồn tại dưới hình thái tiền tệ, có tính thanh khoản cao nhất. Với tính lưu hoạt cao – vốn bằng tiền được dùng để đáp ứng nhu cầu thanh toán của doanh nghiệp, thực hiện việc mua sắm hoặc chi phí.

      Vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm (Thông tư 200/2014/TT-BTC): tiền mặt  tại quỹ, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển.

      Tiền mặt (Thông tư 200/2014/TT-BTC) là số vốn bằng tiền do thủ quỹ bảo quản tại quỹ (két) của doanh nghiệp, bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng tiền tệ.

      Tiền gửi ngân hàng (Thông tư 200/2014/TT-BTC) là số tiền doanh nghiệp gửi tại các ngân hàng, kho bạc nhà nước hoặc các công ty tài chính. Bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng tiền tệ.

      Tiền đang chuyển (Thông tư 200/2014/TT-BTC) là khoản tiền mặt, tiền séc đã xuất khỏi quỹ của doanh nghiệp đã nộp vào ngân hàng, kho bạc nhà nước, đã gửi vào bưu điện để làm thủ tục chuyển tiền trả cho đơn vị khác nhưng chưa nhận được giấy báo nợ hay bản sao kê của ngân hàng. Bao gồm tiền Việt Nam và ngoại tệ.

1.2.2. Các tài khoản kế toán và hệ thống chứng từ sử dụng.

      Các tài khoản sử dụng:

      Một số tài khoản liên quan: TK 511, TK 515, TK 338, TK 3331, TK 131, TK 331[VDA1] …

      Hệ thông chứng từ sử dụng:

1.2.3. Các tài khoản kế toán và hệ thống chứng từ sử dụng.

• hiếu thu, phiếu chi, UNC, giấy báo nợ, giấy báo có…

1.2.4. Quy trình hạch toán kế toán vốn bằng tiền.

    –  TK 111: Tiền mặt

      Mọi khoản thu chi, bảo quản tiền mặt đều do thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện. Thủ quỹ không được trực tiếp mua bán vật tư, hàng hóa, tiếp liệu, hoặc không được kiêm nhiệm công tác kế toán.

      Tất cả các khoản thu, chi tiền mặt đều phải có chứng từ hợp lệ chứng minh và phải có chữ ký của kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị.

      Tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm, tách bạch vai trò của kế toán và thủ quỹ. Có kế hoạch kiểm kê quỹ thường xuyên và đột xuất, đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực tế, sổ quỹ vào số liệu kế toán.

Để phản ánh tình hình thu chi và tồn quỹ tiền mặt kế toán sử dụng tài khoản:

      TK 111: Tiền mặt

      Kết cấu:

      Số dư bên nợ: các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ còn tồn quỹ tiền mặt tại thời điểm báo cáo.

      TK 111 có 3 tài khoản cấp 2:

          TK 1111 – Tiền Việt Nam

          TK 1112 – Ngoại tệ

          TK 1113 – Vàng tiền tệ

Hình 1.1. Quy trình hạch toán tiền mặt

    –  TK 112: Tiền gửi ngân hàng

        Tiền gửi ngân hàng là số tiền mà doanh nghiệp gửi tại các ngân hàng, kho bạc nhà nước hoặc các công ty tài chính.

      Tiền gửi ngân hàng là các giấy báo Có, báo Nợ, hoặc bản sao kê của ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc (ủy nhiệm chi, séc chuyển khoản… )

      Khi nhận được chứng từ của ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra, đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. Nếu có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của đơn vị, số liệu ở chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ của ngân hàng thì đơn vị phải thông báo cho ngân hàng để cùng đối chiếu, xác minh và xử lý kịp thời. Cuối tháng, chưa xác định được nguyên nhân chênh lệch thì kế toán ghi sổ theo số liệu của ngân hàng trên giấy báo Nợ, báo Có hoặc bản sao kê. Số chênh lệch (nếu có) ghi vào Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388) (nếu số liệu của kế toán lớn hơn số liệu của ngân hàng) hoặc bên có TK 338 – Phải trả phải nộp khác (3388) (nếu số liệu của kế toán nhỏ hơn số liệu của ngân hàng). Sang tháng sau, tiếp tục kiểm tra, đối chiếu, xác định nguyên nhân để điểu chỉnh số liệu ghi sổ.

      Ở những đơn vị có các tổ chức, bộ phân phụ thuộc không tổ chức kế toán riêng, có thể mở tài khoản chuyên thu, chuyên chi hoặc mở tài khoản thanh toán phù hợp để thuận tiện cho việc giao dịch, thanh toán. Kế toán phải mở sổ chi tiết theo từng loại tiền gửi ( VNĐ, ngoại tệ…)

      Phải tổ chức hạch toán chi tiết số tiền gửi theo từng tài khoản ở ngân hàng để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu.

      Khoản thấu chi ngân hàng không được ghi âm trên tài khoản tiền gửi ngân hàng mà được phản ánh tương tự như khoản vay ngân hàng.

      Khi phát sinh các giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo nguyên tắc:

+  Bên Nợ TK 1122 áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế. Riêng trường hợp rút quỹ tiền mặt bằng ngoại tệ gửi vào ngân hàng thì phải được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi sổ kế toán của tài khoản 1112.

+  Bên Có TK 1122 áp dụng tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền.

       Việc xác định tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế được thực hiện theo quy định tại phần hướng dẫn tài khoản 413 – chênh lệch tỷ giá hối đoái và các tài khoản có liên quan.

      Để phản ánh tình hình tăng giảm và số hiện có về các khoản tiền gửi của doanh nghiệp sử dụng TK 112

      Số dư bên nợ: số tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng tiền tệ hiện còn gửi tại ngân hàng tại thời điểm báo cáo.

TK 112 có 3 tài khoản cấp 2:

          TK 1121 – Tiền Việt Nam

          TK 1122 – Ngoại tệ

          Tk 1123 – Vàng tiền tề

– Đối với tiền gửi là tiền VND

Hình 1.2. Quy trình hạch toán tiền gửi ngân hàng.

– TK 113: Tiền đang chuyển.

Tiền đang chuyển là khoản tiền mặt, tiền séc đã xuất khỏi quỹ của doanh nghiệp đã nộp vào ngân hàng, kho bạc nhà nước, đã gửi vào bưu điện để làm thủ tục chuyển tiền trả cho đơn vị khác nhưng chưa nhận được giấy báo nợ hay bản sao kê của ngân hàng.

Tiền đang chuyển gồm tiền Việt Nam và ngoại tệ đang chuyển trong các trường hợp sau:

– Thu tiền mặt hoặc séc nộp thẳng vào Ngân hàng;

– Chuyển tiền qua bưu điện để trả cho doanh nghiệp khác;

– Thu tiền bán hàng chuyển thẳng vào Kho bạc để nộp thuế (giao tiền tay ba giữa doanh nghiệp với người mua hàng và Kho bạc Nhà nước).

Để phản ánh tình hình tăng giảm và số hiện có của tiền đang chuyển của doanh nghiệp sử dụng TK 113:

Số dư bên Nợ: Các khoản tiền còn đang chuyển tại thời điểm báo cáo.

TK 113 có 2 tài khoản cấp 2:

          TK 1131 – Tiền Việt Nam

          TK 1132 – Ngoại tệ

1.2.5. Xử lý nghiệp vụ thu chi liên quan đến ngoại tệ.

      Khi phát sinh các giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo nguyên tắc:

      – Bên Nợ TK 1112 (đối với tiền mặt là ngoại tệ), TK 1122 (đối với tiền gửi ngân hàng là ngoại tệ) áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế. Riêng trường hợp rút ngoại tệ từ ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt thì áp dụng tỷ giá ghi sổ kế toán của TK 1122;

      – Bên Có TK 1112 (đối với tiền mặt là ngoại tệ), TK 1122 (đối với tiền gửi ngân hàng là ngoại tệ) áp dụng tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền.

      Việc xác định tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế được thực hiện trên TK 413: Chênh lệch tỷ giá hối đoái. Tất cả các khoản chênh lệch tỷ giá đều được phản ánh ngay vào doanh thu hoạt động tài chính (nếu lãi) hoặc chi phí tài chính (nếu lỗ) tại thời điểm phát sinh.

Hình 1.3. Quy trình hạch toán tiền gửi là ngoại tệ