Phát triển hệ thống thông tin trong doanh nghiệp

– Thông tin được hiểu theo nghĩa thông thường là một thông báo hay bản tin làm tăng thêm sự hiểu biết của một đối tượng nhận tin về một vấn đề nào đó, là sự thực hiện mối quan hệ giữa các sự kiện và hiện tượng.
– Thông tin là toàn bộ sự vật, sự việc, hiện tượng phản ánh hoạt động của con người trong đời sống kinh tế-xã hội. Để hoạt động có hiệu quả, doanh nghiệp cần thu thập, quản lý và xử lý thông tin một cách khoa học.
– Hệ thống là một tập hợp các phần tử có các mối quan hệ hữu cơ với nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục đích chung.
– Hệ thống thông tin (HTTT) là một hệ thống được tổ chức để thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối,… nhằm cung cấp thông tin cần thiết phù hợp với từng tác nghiệp của tổ chức. Hệ thống thông tin còn giúp các nhà quản lý phân tích chính xác hơn các vấn đề, nhìn nhận một cách trực quan những đối tượng phức tạp, tạo ra các sản phẩm mới.
– Hệ thống thông tin trong một tổ chức bao gồm con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu,… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc được gọi là môi trường.
Một số HTTT quản lý trong một doanh nghiệp như:
v  Hệ thống quản lý nhân sự
v  Hệ thống quản lý tiền lương
v  Hệ thống quản lý vật tư
v  Hệ thống quản lý công văn đi, đến
v  Hệ thống kế toán
v  Hệ thống quản lý tiến trình…
– Thông tin quản lý tài sản cố định (TSCĐ) là thông tin có liên quan đến TSCĐ mà có ít nhất nhà quản lý dùng hoặc có ý định dùng vào việc ra quyết định quản lý.
– Các bộ phận cấu thành một hệ thống thông tin.
Mọi hệ thống thông tin đều gồm 4 bộ phận: Bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận đưa dữ liệu ra, bộ phận xử lý, kho dữ liệu.
Đầu vào của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó, cùng các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý được chuyển đến các đích hoặc cập nhật vào kho dữ liệu.
Quá trình xử lý gồm các khâu: Thu thập, lưu trữ, xử lý, phân phối.
Như chúng ta đã biết từ trước, quản lý có hiệu quả của một tổ chức dựa phần lớn vào chất lượng thông tin do hệ thống thông tin chính thức sản sinh ra. Dễ thấy rằng từ sự hoạt động kém chất lượng của một hệ thống thông tin sẽ là nguồn gốc gây ra những hậu quả nghiêm trọng.
Một hệ thông tin tốt hay xấu được đánh giá thông qua chất lượng thông tin mà nó cung cấp. Tiêu chuẩn chất lượng như sau:
       Độ tin cậy: Thể hiện qua độ chính xác và độ xác thực. Thông tin ít độ tin cậy sẽ gây cho tổ chức những hậu quả xấu. Các hậu quả đó sẽ kéo theo hàng loạt các vấn đề khác của tổ chức như  uy tín, hình ảnh tổ chức,… trước các đối tác.
       Tính đầy đủ: Thể hiện sự bao quát các vấn đề để đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng thông tin không đầy đủ có thể dẫn tới các quyết định hành động không đáp ứng đòi hỏi của tình hình thực tế. Điều này sẽ gây tổn hại lớn cho tổ chức.
Tính thích hợp và dễ hiểu: Một hệ thống thông tin không thích hợp hoặc khó hiểu do có quá nhiều thông tin không thích ứng với người nhận, thiếu sự sáng sủa, dùng nhiều từ viết tắt hoặc đa nghĩa, do các phần tử thông tin bố trí chưa hợp lý. Một HTTT như vậy sẽ dẫn đến hoặc làm hao tổn chi phí cho việc tạo ra các thông tin không cần thiết hoặc ra các quyết định sai do thiếu thông tin cần thiết.
Tính được bảo vệ: Thông tin vốn là nguồn lực quý giá của tổ chức. Vì vậy không thể để cho bất kỳ ai cũng có thể tiếp cận thông tin. Do vậy, thông tin cần được bảo vệ và chỉ những người có quyền mới được phép tiếp cận thông tin. Sự  thiếu an toàn về thông tin có thể cũng gây thiệt hại lớn cho tổ chức.
Tính kịp thời: Thông tin có thể là đáng tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được bảo vệ an toàn nhưng nó sẽ vẫn không có ích gì khi nó không được gửi tới người sử dụng lúc cần thiết.
Để có được một hệ thống thông tin hoạt động tốt, có hiệu quả cao là một trong những công việc của bất kỳ nhà quản lý nào. Để giải quyết được vấn đề đó cần xem xét kỹ cơ sở kỹ thuật cho các hệ thống thông tin, phương pháp phân tích thiết kế và cài đặt một HTTT.
Thời đại ngày nay là một thời đại của khoa học, công nghệ, thông tin. Hệ thống thông tin đóng vai trò rất quan trọng trong đời sống quản lý sản xuất xã hội. HTTT mới sử dụng cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ hỗ trợ quản lý một cách hữu hiệu nhất. Phát triển một HTTT bao gồm việc phân tích HTTT đang tồn tại, thiết kế một HTTT mới, thực hiện và tiến hành cài đặt HTTT mới.
Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin
Phương pháp phát triển một HTTT là một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn. Phương pháp phát triển một HTTT được đề nghị ở đây dựa vào nguyên tắc cơ bản chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển HTTT. Ba nguyên tắc đó là:
Ø Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình. Đó là sử dụng các mô hình logic, mô hình vật lý trong và mô hình vật lý ngoài.
Ø Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng. Đây là nguyên tắc của sự đơn giản hóa. Thực tế chứng minh rằng để hiểu tốt một hệ thống trước hết phải hiểu các mặt chung sau đó mới xem xét các chi tiết.           
Ø Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế, chuyển từ  mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích.
1.1.4.1 Khảo sát và lập kế hoạch dự án
Công việc chính của các bước phát triển HTTT này là khảo sát và thu thập thông tin của hệ thống hiện thời, sau đó thiết lập dự án.
Nghiên cứu hiện trạng là bước khởi đầu của tiến trình phát triển HTTT. Mục tiêu của hoạt động này là tìm hiểu bài toán hay là tìm hiểu nhu cầu về hệ thống. Việc khảo sát được chia làm hai giai đoạn:
Giai đoạn 1:
Ø Khảo sát sơ bộ: nhằm hình thành dự án phát triển HTTT.
Ø Khảo sát chi tiết: thu thập thông tin chi tiết của hệ thống, phục vụ cho việc phân tích và thiết kế.
Giai đoạn 2: Giai đoạn này tập trung giải quyết các vấn đề sau:
Ø Môi trường, các ràng buộc đối với HTTT cần xây dựng như thế nào?
Ø Chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu cần đạt được của HTTT là gì?
Ø Định ra giải pháp phân tích, thiết kế sơ bộ và xem xét tính khả thi của chúng.
Trên cơ sở các thông tin khảo sát, nhà phát triển đánh giá thực trạng, xác định các điểm yếu của hệ thống hiện tại, lập phương án phát triển HTTT, xác định phạm vi, hạn chế, mục tiêu của dự án.
1.1.4.2 Phân tích hệ thống
Phân tích hệ thống nhằm xác định các thông tin và các chức năng cần xử lý thông tin của các chức năng cần phát triển.
Phân tích hệ thống gồm những công việc cụ thể sau:
– Xác định yêu cầu của HTTT: chính là xác định các chức năng, dữ liệu nghiệp vụ và quy trình hoạt động của hệ thống; cách thức thực hiện của hệ thống hiện tại và vấn đề phát triển HTTT mới.
– Phân tích hệ thống về chức năng: nhằm xác định vấn đề tổng quát: “Hệ thống làm gì?”. Mục tiêu của công việc này là xác định các nhiệm vụ, chức năng của hệ thống đảm nhận, xác định các mối ràng buộc của mỗi chức năng của hệ thống, xác định các mối quan hệ thông tin giữa các chức năng của hệ thống, đặc tả chi tiết hoạt động của các chức năng.
– Phân tích hệ thống về dữ liệu: nhằm xây dựng mô hình dữ liệu quan niệm. Mô hình dữ liệu quan niệm mô tả súc tích các yêu cầu dữ liệu nghiệp vụ, nó mô tả tập các dữ liệu sử dụng trong hoạt động nghiệp vụ và tập các mối liên kết giữa chúng. Đây là cơ sở của việc thiết kế cơ sở dữ liệu (CSDL) hệ thống.
– Qua phân tích hệ thống, người phân tích cần tìm ra được các giải pháp cho các thiết kế ban đầu để đạt được yêu cầu đặt ra, so sánh để lựa chọn giải pháp thiết kế tốt nhất, đáp ứng các yêu cầu với chi phí, nguồn lực, thời gian và kỹ thuật cho phép để tổ chức thông qua.
1.1.4.3 Thiết kế hệ thống
Thiết kế là quá trình chuyển hóa các yêu cầu hệ thống về chức năng, hệ thống về dữ liệu kết hợp với các ràng buộc về môi trường cài đặt thông qua sử dụng các phương pháp, công cụ về thủ tục thiết kế thành các đặc tả thiết kế về hệ thống.
 Thiết kế logic: Thiết kế hệ thống logic không gắn với bất cứ hệ thống phần cứng và phần mềm nào; nó tập trung vào mặt nghiệp vụ của hệ thống thực.
 Thiết kế vật lý: là quá trình chuyển mô hình logic trừu tượng thành bản thiết kế hay các đặc tả kỹ thuật. Những phần khác nhau của hệ thống được gắn vào những thao tác và thiết bị vật lý cần thiết để tiện lợi cho việc thu thập dữ liệu, xử lý và đưa ra thông tin cần thiết cho tổ chức.
– Nội dung của thiết kế hệ thống bao gồm:
Ø Thiết kế kiến trúc hệ thống.
Ø Thiết kế các modul chương trình.
Ø Thiết kế giao diện chương trình.
Ø Thiết kế các báo cáo.
Ø Lập tài liệu thiết kế hệ thống.
– Các giai đoạn thiết kế hệ thống:
Ø Giai đoạn 1: thiết kế logic nhằm xây dựng các thành phần chính của hệ thống và mối quan hệ giữa chúng.
Ø Giai đoạn 2: thiết kế chi tiết là thiết kế chi tiết từng thành phần cấu thành nên hệ thống và mô tả mối quan hệ giữa các thành phần này một cách cụ thể và rõ ràng.
Tóm lại, thiết kế là việc áp dụng các công cụ, phương pháp, thủ tục để tạo ra mô hình hệ thống cần sử dụng. Sản phẩm cuối cùng của pha thiết kế là đặc tả hệ thống ở dạng như nó tồn tại trên thực tế, sao cho nhà lập trình và kỹ sư phần cứng có thể dễ dàng chuyển thành chương trình và cấu trúc hệ thống.
1.1.4.4 Thực hiện
Đây là giai đoạn nhằm xây dựng hệ thống theo các thiết kế đã xác định. Giai đoạn này bao gồm các công việc sau:
         Lựa công cụ hệ quản trị cơ sở dữ liệu và cài đặt cơ sở dữ liệu cho hệ thống;
         Lựa chọn công cụ lập trình để xây dựng các modul chương trình của hệ thống;
         Lựa chọn công cụ để xây dựng các giao diện hệ thống;
Xây dựng các tài liệu như sử dụng hệ thống, tài liệu kỹ thuật.
1.1.4.5 Kiểm thử
         Trước hết, phải lựa chọn công cụ kiểm thử;
         Kiểm chứng các modul chức năng của HTTT, chuyển các thiết kế thành các chương trình (phần mềm);
         Thử nghiệm HTTT;
         Cuối cùng là khắc phục các lỗi (nếu có).
Kết quả cuối cùng là một HTTT đạt yêu cầu đặt ra.
1.1.4.6 Triển khai và bảo trì
         Lắp đặt phần cứng để làm cơ sở cho hệ thống;
         Cài đặt phần mềm;
         Chuyển đổi hoạt động của hệ thống cũ sang hệ thống mới, gồm có: chuyển đổi dữ liệu; bố trí, sắp xếp người làm việc trong hệ thống; tổ chức hệ thống quản lý và bảo trì;
         Phát hiện các sai sót, khuyết điểm của HTTT;
         Cải tiến và chỉnh sửa HTTT;

Viết báo cáo nghiệm thu.
sanghv


Leave a Comment