Hệ thống thông tin kế toán

1.1.1.  HTTT kế toán và vai trò của nó trong doanh nghiệp

·        HTTT kế toán
Thông tin là một yếu tố quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của mọi tổ chức nói chung, của doanh nghiệp nói riêng; nhất là trong điều kiện hiện nay, cạnh tranh ngày càng gay gắt và quyết liệt, thông tin cần phải được tổ chức thành một hệ thống khoa học, giúp cho các nhà quản lý có thể khai thác thông tin một cách triệt để.
Hệ thống thông tin được xác định như một tập hợp các thành phần được tổ chức để thu thập, xử lí, lưu trữ, phân phối và biểu diễn thông tin và thông tin trợ giúp việc ra quyết định và kiểm soát trong một tổ chức. HTTT còn giúp các nhà quản lí phân tích chính xác hơn các vấn đề, nhìn nhận một cách trực quan những đối tượng phức tạp, tạo ra các sản phẩm mới.
Hệ thống thông tin quản lý là sự phát triển và sử dụng Hệ thống thông tin có hiệu quả trong một tổ chức. trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức như lập kế hoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp và  làm các báo cáo, làm cho các quyết định của quản lý trên cơ sở các quy trình, thủ tục cho trước. Nó sử dụng thông tin đầu vào là các hệ xử lý giao dịch và cho ra thông tin đầu ra là các báo cáo định kì hay theo yêu cầu.
 Ứng dụng HTTT và công nghệ có liên quan tới doanh nghiệp là một đối tượng rất rộng. Xem xét tính đa dạng của một doanh nghiệp và phạm vi công nghệ của những hệ thống thông tin hỗ trợ cho chúng. Có vô số những ứng dụng có thể áp dụng. Ứng dụng HTTT quản lý trong doanh nghiệp như:
– HTTT quản lý tiền lương.
– HTTT quản lý nhân sự.
– HTTT quản lý vật tư.
– HTTT kế toán.
Hệ thống thông tin kế toán là một hệ thống được tổ chức để thu thập, lưu trữ, xử lý, phân phối thông tin trong lĩnh vực kinh tế, tài chính dựa vào công cụ máy tính và các thiết bị tin học để cung cấp các thông tin cần thiết cho quá trình ra quyết định để quản lý, điều hành hoạt động tác nghiệp của tổ chức, xí nghiệp, doanh nghiệp.
·        Vai trò của HTTT kế toán trong doanh nghiệp
– Do tính chất và quy mô hoạt động của nhiều tổ chức, doanh nghiệp ngày càng mở rộng dẫn đến lượng dữ liệu của các hoạt động kinh tế, tài chính tăng nhanh. Điều này đã gây nhiều khó khăn trong công tác tổ chức lưu trữ dữ liệu và xử lý dữ liệu nhằm cung cấp các thông tin hữu ích, kịp thời cho quá trình ra quyết định của các lãnh đạo doanh nghiệp.
– Hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò to lớn nhằm giải quyết những khó khăn trên và tạo cầu nối giữa hệ thống quản trị và hệ thống tác nghiệp cho các tổ chức, doanh nghiệp. Vai trò chủ yếu của HTTTKT là thu thập và lưu trữ các thông tin kinh tế tài chính cho tổ chức, doanh nghiệp; Thống kê, tổng hợp, xử lý thông tin nhằm đưa ra các báo cáo cần thiết cho lãnh đạo tổ chức, doanh nghiệp. HTTTKT giảm chi phí trong lưu trữ và xử lý các thông tin tác nghiệp của doanh nghiệp, đồng thời, giảm thời gian và các sai sót trong lưu trữ và xử lý các thông tin tác nghiệp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả và thúc đẩy nhanh quá trình phát triển của tổ chức, doanh nghiệp.
Bởi các vai trò quan trọng trên, cần thiết phải phát triển HTTT kế toán tại các doanh nghiệp.

1.1.2.  Vòng đời phát triển của một HTTT kế toán

HTTT được xây dựng là sản phẩm của một loạt các hoạt động được gọi là phát triển hệ thống. Quá trình phát triển một HTTT kể từ lúc nó sinh ra đến khi nó tàn lụi được gọi là vòng đời phát triển hệ thống. Vòng đời phát triển hệ thống là một phương pháp luận cho việc phát triển các HTTT.
Vòng đời phát triển của một HTTT được mô tả bằng sơ đồ dưới đây:

1.1.2.1.          Khảo sát và lập kế hoạch phát triển dự án

   Hai hoạt động chính trong khởi tạo và lập kế hoạch dự án là:
– Phát hiện ban đầu chính thức về những vấn đề của hệ thống và các cơ hội của nó, trình bày rõ lí do vì sao tổ chức cần hay không cần phát triển HTTT.
– Tiếp đến là xác định phạm vi cho hệ thống dự kiến.

1.1.2.2.          Phân tích hệ thống

Phân tích hệ thống nhằm để xác định nhu cầu thông tin của tổ chức, nó cung cấp những dữ liệu cơ sở cho việc thiết kế HTTT sau này, bao gồm các công việc.
– Xác định và phân tích yêu cầu: Chính là những gì mà người sử dụng mong đợi hệ thống sẽ mang lại.
– Nghiên cứu yêu cầu và cấu trúc nó phù hợp với mối quan hệ bên trong, bên ngoài và những giới hạn đặt lên các dịch vụ cần thực hiện.
– Tìm các giải pháp cho các thiết kế ban đầu để đạt được yêu cầu đặt ra, so sánh để lựa chọn giải pháp thiết kế tốt nhất đáp ứng các yêu cầu với chi phí, nguồn lực, thời gian và kỹ thuật cho phép để tổ chức thông qua.

1.1.2.3.          Thiết kế hệ thống

Thiết kế hệ thống chính là quá trình tìm ra các giải pháp công nghệ thông tin để đáp ứng các yêu cầu đặt ra ở trên.
– Thiết kế logic: Thiết kế hệ thống logic không gắn với bất kì hệ thống phần cứng và phần mềm nào. Nó tập trung vào các khía cạnh nghiệp vụ của hệ thống thực.
– Thiết kế vật lý: Là quá trình chuyển mô hình logic trừu tượng thành bản thiết kế hay các đặc tả kĩ thuật. Những phần khác nhau của hệ thống được gắn vào những thao tác và thiết bị vật lý cần thiết để tiện lợi cho việc thu thập dữ liệu, xử lý và đưa ra thông tin cần thiết cho tổ chức.
Giai đoạn này phải lựa chọn ngôn ngữ lập trình, hệ cơ sở dữ liệu, cấu trúc tệp, tổ chức dữ liệu, những phần cứng, hệ điều hành và môi trường mạng cần được xây dựng. Sản phẩm cuối cùng của pha thiết kế là đặc tả hệ thống ở dạng như nó tồn tại trên thực tế, sao cho nhà lập trình và kỹ sư phần cứng có thể dễ dàng chuyển thành chương trình và cấu trúc hệ thống vận hành trên thực tế.

1.1.2.4.          Cài đặt hệ thống

– Tạo lập các chương trình :
  + Trước hết cần lựa chọn phần mềm nền (Hệ điều hành, hệ quản trị cơ sở dữ liệu, ngôn ngữ lập trình, phần mềm mạng).
  + Chọn các phần mềm đóng gói cho những phần thiết kế tương ứng.
  + Chuyển các đặc tả thiết kế thành các chương trình cho máy tính.
  + Kiểm thử hệ thống .
– Cài đặt và chuyển đổi hệ thống
  + Cài đặt phần cứng để làm cơ sở cho hệ thống.
  + Cài đặt phần mềm.
  + Chuyển đổi hoạt động của hệ thống cũ sang hệ thống mới, gồm có: chuyển đổi dữ liệu, bố trí, sắp xếp đội ngũ cán bộ trên hệ thống mới và đào tạo người sử dụng, khai thác hệ thống.
  + Chuẩn bị các tài liệu chi tiết thuyết minh về việc khai thác và sử dụng hệ thống để phục vụ việc đào tạo và đảm bảo hoạt động hàng ngày (bảo trì) của hệ thống sau này.

1.1.2.5.          Kiểm thử hệ thống

– Kiểm thử hệ thống: Kiểm tra cấu trúc logic của hệ thống có thỏa mãn đặc tả yêu cầu trong phân tích, thiết kế. Bao gồm:
  + Kiểm thử chức năng – giao diện
  + Kiểm thử thi hành/ hiệu năng
  + Kiểm thử phục hồi
  + Kiểm thử chịu tải
  + Kiểm thử an toàn, bảo mật
– Kiểm thử chấp nhận: Thử nghiệm hệ thống để xác định hệ thống có thỏa mãn các yêu cầu của người dùng.

1.1.2.6.          Vận hành và bảo trì hệ thống

Trong giai đoạn vận hành, người sử dụng và các chuyên viên kỹ thuật vận hành cần đánh giá xem hệ thống đáp ứng các mục tiêu đặt ra ban đầu hay không, đề xuất những sửa đổi, cải tiến, bổ sung.
Khi hệ thống đi vào hoạt động, các nhà thiết kế và lập trình cần phải thực hiện thay đổi hệ thống ở mức độ nhất định để đáp ứng yêu cầu người sử dụng cũng như đề nghị của tổ chức. Những thay đổi này là cần thiết đề làm cho hệ thống hoạt động hiệu quả.
Bảo trì gồm có: bảo trì sửa lỗi, bảo trì thích nghi, bảo trì hoàn thiện, bảo trì phòng ngừa và phát triển. Khi chi phí bảo trì trở nên quá lớn, yêu cầu thay đổi của tổ chức là đáng kể, khả năng đáp ứng của hệ thống cho tổ chức và người dùng trở nên hạn chế, những vấn đề đặt ra đến mức cho thấy, đã đến lúc phải kết thúc hệ thống cũ và bắt đầu một vòng đời khác.

1.1.3.  Một số mô hình PTTK sử dụng

1.1.3.1.          Mô hình nghiệp vụ

Mô hình nghiệp vụ là một mô tả các chức năng nghiệp vụ của một tổ chức (hay một phạm vi được nghiên cứu của tổ chức) và những mối quan hệ bên trong giữa các chức năng đó cũng như các mối quan hệ của chúng với môi trường bên ngoài.
Một mô hình nghiệp vụ gồm có:
  + Biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống
  + Biểu đồ phân rã chức năng
  + Danh sách các hồ sơ dữ liệu sử dụng
  + Ma trận thực thể dữ liệu  – chức năng
  + Các mô tả chi tiết về mỗi chức năng cơ sở
  + Biểu đồ hoạt động.

1.1.3.2.          Mô hình tiến trình nghiệp vụ

Mô hình hoá tiến trình nghiệp vụ là sự biểu diễn đồ thị các chức năng của quá trình để thu thập, thao tác, lưu trữ và phân phối dữ liệu giữa các bộ phận trong một hệ thống nghiệp vụ cũng như giữa hệ thống và môi trường của nó.
Trong phương pháp phân tích  HTTT hướng cấu trúc ,các tài liệu đầu tiên của quá trình mô hình hoá quá trình  nghiệp vụ là tập hợp các biểu đồ luồng dữ liệu mô tả nghiệp vụ của hệ thống theo một số khung nhìn khác nhau. Các biểu đồ đó là:
– Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0.
– Phát triển biểu đồ luồng dữ liệu các mức i.
– Cấu trúc biểu đồ luồng dữ liệu logic các mức sơ cấp

1.1.3.3.          Mô hình dữ liệu – khái niệm

Mô hình dữ liệu – khái niệm là mô hình mô tả dữ liệu của thế giới thực, gồm các thực thể dữ liệu  và mối quan hệ của chúng.
Ba phần tử chính của ERM là: thực thể, thuộc tính và các mối quan hệ giữa các thành phần đó. Cụ thể:
– Thực thể: là khái niệm để chỉ một lớp các đối tượng cụ thể hay các khái niệm độc lập có cùng những đặc trưng chung mà ta quan tâm. Bản thể là một đối tượng cụ thể của thực thể.Mỗi thực thể được gán một cái tên. Tên thực thể là một cụm danh từ và viết bằng chữ in. Một thực thể được biểu diễn bằng hình chữ nhật có tên bên trong.
– Thuộc tính: là các đặc trưng của thực thể. Mỗi thực thể có một tập các thuộc tính gắn kết với nó.
– Mối quan hệ giữa các thực thể là một khái niệm mô tả mối quan hệ vốn có giữa các bản thể của các thực thể:

1.1.3.4.          Mô hình quan hệ

– Quan hệ: Là một bảng dữ liệu hai chiều có các cột có tên, gọi là các thuộc tính, có các dòng không có tên, gọi là những bộ dữ liệu (bản ghi).
– Các thuộc tính của quan hệ: chính là tên của các cột:
  + Thuộc tính lặp: là các thuộc tính mà giá trị của nó trên một số dòng khác nhau, còn các giá trị còn lại của nó trên các dòng này như nhau.
  + Khóa dự tuyển: Là các thuộc tính mà các giá trị của nó xác định duy nhất mỗi dòng, và nếu có nhiều hơn một thuộc tính thì khi bỏ đi một thuộc tính trong số đó thì giá trị không xác định duy nhất dòng.
– Các chuẩn của các quan hệ:  Là các đặc trưng cấu trúc mà cho phép ta nhận biết được cấu trúc đó. Có 3 chuẩn cơ bản:
  + Chuẩn 1 (1NF): Một quan hệ đã ở dạng chuẩn 1NF nếu nó không chứa các thuộc tính lặp.
  + Chuẩn 2 (2NF): Một quan hệ đã ở dạng chuẩn 2NF nếu nó đã ở dạng 1NF và không chứa các thuộc tính phụ thuộc vào một phần khóa.
  + Chuẩn 3 (3NF): Một quan hệ ở dạng chuẩn 3NF nếu nó đã là chuẩn 2NF và không có thuộc tính phụ thuộc bắc cầu vào khóa.

1.1.4.  Quy trình phân tích và thiết kế HTTT

1.1.4.1.          Khảo sát hiện trạng hệ thống

Trong phần này sẽ trình bày các bước thực hiện quá trình khảo sát và các công cụ được sử dụng để thu thập thông tin, dữ liệu.

1.1.4.2.          Xây dựng mô hình nghiệp vụ của hệ thống

Trong phần này tiến hành mô tả các thông tin dữ liệu của tổ chức ở dạng trực quan và có tính hệ thống hơn. Nhờ vậy, khách hàng có thể hiểu được và qua đó có thể bổ sung và làm chính xác hóa hoạt động nghiệp vụ của tổ chức hiện thời.
Một loạt các công cụ được sủ dụng ở đây như: biểu đồ ngữ cảnh, biểu đồ phân rã chức năng, ma trận các yếu tố quyết định thành công, ma trận thực thể dữ liệu chức năng, bảng danh sách các hồ sơ dữ liệu, mô tả chi tiết các chức năng nghiệp vụ và biểu đồ hoạt động. Các công cụ này giúp làm rõ hơn thực trạng của tổ chức, xác định phạm vi miền nghiên cứu phát triển hệ thống. Từ đó đi đến quyết định xây dựng một dự án về phát triển hệ thống thông tin, đưa ra được các yêu cầu cho hệ thống cần xây dựng.

1.1.4.3.          Phân tích làm rõ yêu cầu và đặc tả yêu cầu

Phần này làm rõ yêu cầu bằng cách sử dụng các mô hình và công cụ hình thức hóa hơn, như các mô hình luồng dữ liệu để mô tả các tiến trình xử lý, mô hình dữ liệu thực thể – và các mối quan hệ của nó, đặc tả các giao diện và báo cáo. Đến đây ta có được mô hình khái niệm của hệ thống. Với mô hình này, một lần nữa khách hàng có thể bổ sung để làm đầy đủ hơn các yêu cầu về HTTT cần xây dựng.

1.1.4.4.          Thiết kế hệ thống logic và hệ thống vật lý

Trong bước này cần tìm các giải pháp công nghệ cho các yêu cầu đã được xác định ở bước phân tích. Các công cụ ở đây mang tính hình thức hóa cao cho phép đặc tả các bản thiết kế để có thể ánh xạ thành các cấu trúc chương trình, các chương trình, các cấu trúc dữ liệu và các giao diện tương tác. Các công cụ ở đây bao gồm mô hình dữ liệu quan hệ, mô hình luồng hệ thống, các phương pháp đặc tả nội dung xử lý của mỗi tiến trình, các hướng dẫn thiết kế cụ thể,…

Còn nữa….
       

sanghv


Leave a Comment