Lý luận chung về công tác vốn bằng tiền trong doanh nghiệp

1.2.1.  Khái niệm và phân loại vốn bằng tiền

·        Vốn bằng tiền:
Vốn bằng tiền là một bộ phận của vốn sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thuộc tài sản lưu động được hình thành chủ yếu trong quá trình bán hàng và trong thanh toán.
·        Vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm:
Ø  Tiền mặt tồn quỹ
Ø  Tiền gửi ngân hàng
Ø  Tiền đang chuyển
Ø  Khoản phải thu của khách hàng
Ø  Phải thu nội bộ
Ø  Phải thu khác
Ø  Tạm ứng
·        Phân loại vốn bằng tiền
Ø  Theo hình thức tồn tại thì vốn bằng tiền bao gồm:
+ Tiền Việt Nam: Đây là loại giấy bạc và đồng xu do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành và được sử dụng làm phương tiện giao dịch chính thức với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
+ Ngoại tệ: là loại giấy bạc không phải do Ngân hàng Nhà nước phát hành nhưng được phép lưu hành trên thị trường Việt Nam, bao gồm: đồng Đô la Mỹ (USD), đồng tiền chung Châu Âu (EURO), đồng yên Nhật (JPY)…
+ Vàng bạc, kim khí quý, đá quý: là loại tiền thực chất, tuy nhiên loại tiền này không có khẳ năng thanh khoản cao. Nó được sử dụng chủ yếu vì mục đích cất trữ. Mục tiêu đảm bảo một lượng dự trữ an toàn trong nền kinh tế hơn là vì mục đích thanh toán trong kinh doanh.
Ø  Theo trạng thái tồn tại thì vốn bằng tiền bao gồm:
+ Vốn bằng tiền được bảo quản tại quỹ của doanh nghiệp gọi là tiền mặt.
+ Tiền gửi tại các ngân hàng, các tổ chức tài chính, kho bạc nhà nước gọi chung là tiền gửi ngân hàng.
+ Tiền đang chuyển: là tiền trong quá trình trao đổi mua bán với khách hàng và nhà cung cấp.

1.2.2.  Nguyên tắc hạch toán kế toán vốn bằng tiền

·        Đặc điểm của công tác kế toán vốn bằng tiền như sau:
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền được sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm các loại vật tư hàng hóa phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh. Đồng thời vốn bằng tiền cũng là kết quả của việc mua bán và thu hồi các khoản nợ. Chính vì vậy, quy mô vốn bằng tiền đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lí hết sức chặt chẽ do vốn bằng tiền có tính thanh khoản cao, nên nó là đối tượng của gian lận và sai sót. Vì vậy việc sử dụng vốn bằng tiền phải tuân thủ các nguyên tắc, chế độ quản lí thống nhất của Nhà nước chẳng hạn: lượng tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp dùng để chi tiêu hàng ngày không vượt quá mức tồn quỹ mà doanh nghiệp và ngân hàng đã thỏa thuận theo hợp đồng thương mại…
·        Các nguyên tắc kế toán vốn bằng tiền
+ Sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam
+ Các loại ngoại tệ phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo quy định và được theo dõi chi tiết riêng từng nguyên tệ trên TK 007 “Ngoại tệ các loại”.
+ Các loại vàng bạc, đá quý, kim khí quý phải được đánh giá bằng tiền tệ tại thời điểm phát sinh theo giá thực tế (nhập, xuất ) ngoài ra phải theo dõi chi tiết số lượng, quy cách và phẩm chất của từng loại.
+ Vào cuối kỳ, kế toán phải điều chỉnh lại các loại ngoại tệ theo giá thực tế.
Thực hiện đúng các nguyên tắc trên thì việc hạch toán vốn bằng tiền sẽ giúp doanh nghiệp quản lí tốt về các loại vốn bằng tiền của mình. Đồng thời doanh nghiệp còn chủ động trong kế hoạch thu chi, sử dụng có hiệu quả nguồn vốn đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra thường xuyên, liên tục.
·        Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền
– Phản ánh chính xác, kịp thời những khoản thu, chi và tình hình tăng
giảm, thừa thiếu của từng loại vốn bằng tiền.
– Kiểm tra thường xuyên tình hình thực hiện chế độ sử dụng và quản lí vốn bằng tiền, kỉ luật thanh toán, kỉ luật tín dụng. Phát hiện và ngăn ngừa các hiện tượng tham ô và lợi dụng tiền mặt trong kinh doanh.
-Hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ quỹ. Kiểm tra thường xuyên, đối chiếu số liệu của thủ quỹ với kế toán tiền mặt để đảm bảo tính cân đối thống nhất.

1.2.3.  Quy trình kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp

1.2.3.1.          Kế toán tiền mặt tại quỹ

1.2.3.1.1.    Trình tự lập và luân chuyển chứng từ thu chi tiền mặt
·        Khái niệm và nhận định về tiền mặt
+ Tiền mặt là số vốn bằng tiền do thủ quỹ bảo quản tại quỹ (két)) của doanh nghiệp bao gồm: Tiền Việt nam,  ngoại tệ, vàng bạc, đá quý,kim khí quý, tín phiếu và ngân phiếu.
+ Trong mỗi doanh nghiệp đều có một lượng tiền mặt nhất định tại quỹ để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của mình. Số tiền thường xuyên tồn quỹ phải được tính toán định mức hợp lý, mức tồn quỹ này tuỳ thuộc vào quy mô, tính chất hoạt động, ngoài số tiền trên doanh nghiệp phải gửi tiền vào Ngân hàng hoặc các tổ chức tài chính khác.
·        Trình tự lập và luân chuyển chứng từ trong kế toán chi tiền mặt
Các bộ phận tham gia lập và luân chuyển chứng từ:
– Người nhận tiền                       – Kế toán tiền mặt
– Bộ phận duyệt chi                   – Kế toán trưởng
– Bộ phận kế toán liên quan     – Thủ quỹ
 Bộ phận liên quan (người nộp tiền) xuất trình các chứng từ chi tiền mặt cho bộ phận duyệt chi kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý của chứng từ để chấp nhận các chứng từ đó hay loại bỏ.
 Khi bộ phận duyệt chi chấp nhận Kế toán chi tiền mặt viết phiếu chi (3 liên) trình Kế toán trưởng sau đó nhận lại phiếu chi, Kế toán tiền mặt lưu lại liên 1, chuyển 2 liên còn lại cho thủ quỹ (liên 2, liên 3).
 Thủy quỹ chi tiền mặt và ký vào liên 2, liên 3. Người nhận tiền ký vào phiếu chi giữ lại liên 3, còn liên 2 thủ quỹ giữ lại để ghi vào sổ quỹ.
 Thủy quỹ chuyển liên 2 cho bộ phận Kế toán tiền mặt, Kế toán tiền mặt ghi sổ và chuyển phiếu chi (liên 2) cho bộ phận kế toán liên quan, sau đó lưu chứng từ ở bộ phận Kế toán tiền mặt.
·        Trình tự lập và luân chuyển chứng từ trong kế toán thu tiền mặt.
Các bộ phận tham gia luân chuyển chứng từ:
–  Người nộp tiền                                                – Kế toán trưởng
–  Kế toán tiền mặt                                  – Thủ quỹ
–  Bộ phận kế toán liên quan.
Người nộp tiền chuyển tiền chi Kế toán tiền mặt, Kế toán tiền mặt kiểm tra tính hợp lệ (Hóa đơn bán hàng, bảng kê hóa đơn bán hàng…) sau đó kiểm tiền, nếu đủ thì viết phiếu thu (3 liên), trình kế toán trưởng kí xong nhận lại phiếu thu. Kế toán tiền mặt lưu lại liên 1, chuyển 2 liên còn lại (liên 2, liên 3) cho thủ quỹ.
Thủ quỹ nhận phiếu thu (liên 2, liên 3), kiểm tiền và nhập quỹ tiền mặt sau đó ký vào liên 2, 3 đưa cho người nộp tiền mặt 1 liên, giữ lại 1 liên.
Khi người nộp tiền đã nộp đủ số tiền, thủ quỹ ghi vào sổ quỹ, đến cuối ngày thủ quỹ chuyển chứng từ còn lại cho Kế toán tiền mặt (phải lập phiếu giao nhận chứng từ), Kế toán tiền mặt ghi xong rồi chuyển chứng từ đó cho bộ phận có liên quan. Bộ phận liên quan ghi xong sẽ trả chứng từ về cho Kế toán tiền mặt giữ. Lưu phiếu thu ở bộ phận Kế toán tiền mặt.
1.2.3.1.2.     Hạch toán tiền tại quỹ
·        Chứng từ hạch toán
Phiếu thu (Mẫu 01-TT)
Phiếu chi (Mẫu 02-TT)
Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu 03-TT)
Giấy thanh toán tiền tạm ứng (Mẫu 04-TT)
Giấy đề nghị thanh toán (Mẫu 05-TT)
Biên lai thu tiên (Mẫu 06-TT)
Bảng kê vàng bạc, đá quý
Bảng kiểm kê quỹ                        Bảng kê chi tiền
·        Trình tự hạch toán nghiệp vụ chủ yếu
Trình tự hạch toán một số nghiệp vụ thu chi tiền mặt được khái quát trong sơ đồ dưới đây:
SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TIỀN MẶT
     

1.2.3.2.          Kế toán tiền gửi ngân hàng

·        Khái niệm về tiền gửi ngân hàng
Tiền gửi là số tiền mà doanh nghiệp gửi tại các ngân hàng, kho bạc Nhà nước  hoặc các công ty tài chính bao gồm tiền Việt Nam, các loại ngoại tệ, vàng bạc đá quý…
Chứng từ sử dụng
Giấy báo có                             – ủy nhiệm thu
Giấy báo nợ                             – Séc chuyển khoản
ủy nhiệm chi                            – Séc bảo chi
   Khi nhận được các chứng từ do ngân hàng gửi đến, kế toán phải tiến hành kiểm tra đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. Trường hợp có sự chênh lệch giữa số liệu kế toán của đơn vị với ngân hàng thì kế toán đơn vị phải thông báo cho ngân hàng để cùng đối chiếu, xác minh và xử lý kịp thời. Nếu đến cuối tháng vẫn chưa xác minh rõ nguyên nhân thì sẽ ghi sổ theo số liệu trên giấy báo có hoặc bản sao kê cuat ngân hàng. Sang tháng sau tiếp tục kiểm tra đối chiếu tìm nguyên nhân để điều chỉnh số liệu đã ghi sổ.
   Kế toán Tiền gửi ngân hàng phải theo dõi chi tiết từng loại tiền gửi (VND, Ngoại tê, vàng bạc, đá quý) và chi tiết theo từng ngân hàng để tiện việc kiểm tra đối chiếu.
   Kế toán sử dụng Tài khoản 112 “Tiền gửi Ngân hàng” để phản ánh tình hình tăng giảm và số hiện có về các khoản tiền gửi của doanh nghiệp, TK 112 có kết cấu như sau:
   Bên Nợ : Các khoản tiền gửi tăng
Bên Có : Các khoản tiền gửi giảm
   Số dư bên Nợ :Số tiền gửi hiện còn gửi ở các ngân hàng
Tài khoản 112 được mở 3 tài khoản cấp 2:
Tài khoản 1121- Tiền Việt Nam
Tài khoản 1122- Ngoại tệ
Tài khoản 1123- Vàng bạc, kim khí quý, đá quý
Ngoài ra kế toán còn sử dụng nhiều tài khoản liên quan khác..
Trình tự hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu được khái quát như sơ đồ
·        Sơ đồ hạch toán tiền gửi ngân hàng
SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN TIỀN GỬI NGÂN HÀNG

1.2.3.3.          Kế toán tiền đang chuyển

·        Khái niệm tiền đang chuyển
Tiền đang chuyển là khoản tiền mặt, tiền séc đã xuất khỏi quỹ của doanh nghiệp đã nộp vào Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước, đã gửi vào Bưu điện để trả cho đơn vị khác nhưng chưa nhận được giấy báo của Ngân hàng.
Tiền đang chuyển gồm tiền Việt nam và ngoại tệ đang chuyển trong các trường hợp sau đây:
   – Thu tiền mặt hoặc nộp séc nộp thẳng vào Ngân hàng
   – Chuyển tiền qua bưu điện để trả cho đơn vị khác
   – Thu tiền bán hàng nộp thuế nagy cho Kho bạc Nhà nước.
Để theo dõi các khoản tiền đang chuyển, kế toán sử dung Tài khoản 113- Tiền đang chuyển. Kết cấu của tài khoản này như sau
   Bên Nợ : Các khoản tiền Việt nam, ngoại tệ, séc đã nộp vào Ngân hàng, gửi qua bưu điện và số chênh lệch tăng tỷ giá ngoại tệ cuối kỳ do đánh giá lại.
   Bên Có: Số kết chuyển vào TK 112 hoặc các tài khoản liên quan và số chênh lệch giảm tỷ giá  ngoại tệ cuôí kỳ do đánh giá lại số dư ngoại tệ .
   Số dư bên Nợ: Các khoản tiền còn đang chuyển.
   Tài khoản 113 – Tiền đang chuyển được mở 2 tài khoản cấp 2:
– Tài khoản 1131 – Tiền Việt nam
                           – Tài khoản 1132 – Ngoại tệ
·        Trình tự kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu
SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TIỀN ĐANG CHUYỂN

1.2.3.4.           Phải thu của khách hàng

Những vấn đề về phải thu của khách hàng
Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với khách hàng phát sinh chủ yếu trong quá trình bán sản phẩm, vật tư, hàng hoá, cung cấp lao vụ dịch vụ, bàn giao thanh toán khối lượng thi công mà khách hàng đã nhận  của doanh nghiệp nhưng chưa thanh toán tiền.
   Khi hạch toán các khoản phải thu của khách hàng cần tôn trọng các quy định sau đây:
– Phải mở sổ chi tiết theo từng đối tượng phải thu và theo từng khoản nợ và từng lần thanh toán.
– Trường hợp bán hàng thu tiền ngay thì không phản ánh vào tài khoản này.
– Những khách hàng có quan hệ giao dịch thường xuyên hoặc có dư nợ lớn thì định kỳ cần phải tiến hành kiểm tra đối chiếu từng khoản nợ đã phất sinh, đã thu hồi và số còn nợ.nếu cần có thể yêu cầu khách hàng xác nhận nợ bằng văn bản.
– Phải tiến hành phân loại Nợ:  Loại Nợ có thể trả đúng hạn, quá hạn, nợ khó đòi hoặc không có khả năng thu hồi để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đồi được.
– Trong quan hệ bán sản phẩm xây lắp, thành phẩm, hàng hoá, dịch vụ lao vụ sản phẩm theo sự thoả thuận giữa doanh nghiệp xây lắp và khách hàng nếu không đúng theo thoả thuận trong hợp đồng kinh tế thì nười mua có thể yêu cầu các doanh nghiệp xây lắp giảm giá hoặc trả lại số hàng đã giao.
– Khoản phải thu về phí chờ quyết toán của từng công trình phải được theo dõi chi tiết theo từng công trình xây dựng, khoản phí này là căn cứ để tính số trích trước về chi phí bảo hành công trình xây dựng vào chi phí bán hàng.
Tài khoản sử dụng : TK 131 –Phải thu của khách hàng
Bên Nợ :  – Só tiền phải thu của khách hàng về sản phẩm đã giao, dịch vụ lao vụ đã hoàn thành được xác định là tiêu thụ (Kể cả phí bảo hành bên A giữ lại)
          – Số tiền thừa trả lại cho khách hàng
Bên Có :  –  Số tiền khách hàng đã trả nợ
          – Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng
          – Khoản giảm giá hàng bán sau khi đã giao hàng khách hàng có khiếu    nại, doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại.
         – Số thực thu về phí bảo hành công trình; xử lý số phí bảo hành công trình  không thu được
Số dư bên Nợ: Số tiền còn phải thu của khách hàng
Tài khoản này có thể số dư bên Có phản ánh số tiền nhận trước, hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể.
Trình tự kế toán phải thu của khách hàng
+ Doanh thu của khối lượng xây, lắp hoàn thành bàn giao trong kỳ, hàng hoá xuất bán, dịch vụ đã cung cấp được xác định là tiêu thụ kế toán phản ánh số tiền phải thu nhưng chưa thu
   Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng (Tổng giá thanh toán)
               Có TK 511, 512 – Doanh thu chưa có thuế GTGT
               Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp
+ Số tiền nhượng bán, thanh lý TSCĐ chưa thu được:
   Nợ TK 131- Phải thu của khách hàng (Tổng giá thanh toán)
               Có TK 711 – Thu nhập khác (Giá chưa có Thuế GTGT)
               Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp
+ Doanh thu của khối lượng hàng hoá bị khách hàng trả lại:
   Nợ TK 531- Hàng bán bị trả lại ( Doanh số chưa có thuế GTGT)
   Nợ TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp
               Có TK 131- Phải thu của khách hàng
+ Căn cứ vào văn bản xác nhận số hàng được giảm giá cho khách hàng về số hàng không phù hợp với quy cách, chất lương
   Nợ TK 532 –  Giảm giá hàng bán (Số tiền giảm giá chưa có thuế GTGT)
   Nợ TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp
               Có TK 131 hoặc TK 111,112,
+ Khi nhận được tiền do khách hàng trả ( Kể cả số lãi của số nợ nếu có, hoặc lãi trả chậm) liên quan đến sản phẩm hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ, ghi:
   Nợ TK 111,112 – Tiền mặt, tiền gửi
               Có TK 131 – Phải thu của khách hàng
               Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (Phần lãi)
+ Khoản chiết khấu thanh toán phải trả cho người mua, do người mua thanh toán sớm tiền mua hàng trước thời hạn quy định trừ vào khoản nợ phải thu:
   Nợ TK 111,112 – Số tiền đã trả
   Nợ TK 635 – Chi phí hoạt động tài chính (số chiết khấu thanh toán)
               Có TK 131- Phải thu của khách hàng
+ Trường hợp khách hàng thanh toán theo phương thức hàng đổi hàng
   Nợ TK 152, 153, 156, 611 – Giá mua chưa có thuế GTGT
   Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
               Có TK 131 – Phải thu của khách hàng
+ Nhận tiền ứng trước trả trước của khách hàng theo hợp đồng:
   Nợ TK 111,112 – Số tiền ứng trước
               Có TK 131 – Phải thu của khách hàng
+ Nếu có khoản Nợ phải thu khó đòi thực sự không  thể đòi được, phải xử lý xoá sổ, căn cứ vào biên bản xử lý xoá nợ, ghi:
   Nợ TK 139 – Dự phòng Nợ phải thu khó đòi (nếu đã lập dự phòng)
   Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (Nếu chưa lập dự phòng)
               Có TK 131 – Phải thu của khách hàng

1.2.3.5.          Phải thu khác

·        Khái niệm
+ Các khoản phải thu khác :
Là khoản phải thu ngoài các khoản phải thu của khách hàng, phải tghu nội bộ bao gồm:
– Các khoản về bồi thường vật chất  do các cá nhân, tập thể trong hoặc ngoài đơn vị gây ra.
– Các khoản phải thu do đơn vị cho vay, mượn vật tư, tiền vốn tạm thời.
– Giá trị các tài sản thừa đã phát hiện nhưng chưa xác định được nguyên nhân còn chờ xử lý
– Các khoản phải thu ở công nhân viên về tiền nhà điện nước, bảo hiểm y tế mà người lao động phải đóng góp, phải thu hộ người lao động cho toà án và các án dân sự, thu khác như phí, lệ phí
– Các khoản chi phí đã chi vào hoạt động sự nghiệp, chi đầu tư  XDCB, chi cho SXKD  nhưng chưa được các cơ quan có thẩm quyền phê duyệt phải thu hồi chờ xử lý.
 Tài khoản kế toán :
 Sử dụng TK 138 – Phải thu khác
 Nội dung tài khoản phản ánh các khoản Nợ và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu ngoài phạm vi đã phản ánh ở các TK 131, 136
   – Bên Nợ      + Giá trị tài sản thiếu còn chờ giải quyết
                            + Các khoản phải thu khác
   – Bên Có      + Gía trị tài sản thiếu đã được xử lý
                                + Số tiền thu được thuộc nợ phải thu khác
   – Số dư bên Nợ : Các khoản nợ khác còn phải thu
   – TK được mở 2 tài khoản cấp 2:
                         +  TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý
                           +  TK 1388 – Phải thu khác
Trình tự nghiệp vụ kế toán chủ yếu
Ø  Kế toán tài sản thiếu chờ xử lý (1381)
Về nguyên tắc chỉ hạch toán vào TK này giá trị tài sản thiếu mất, hư hỏng chưa xác định được nguyên nhân còn chờ quyết định xử lý
– Trường hợp TSCĐ hữu hình phát hiện thiếu, mất chưa rõ nguyên nhân còn chờ quyết định xử lý, ghi:  
                              Nợ TK 1381 – Giá trị còn lại
                                       Nợ TK 241 – Giá trị hao mòn
                                                   Có TK 211 – Nguyên giá
Đồng thời ghi giảm TSCĐ trên sổ kế toán chi tiết
– vật tư, hàng hoá mất mát, hao hụt chưa xác định nguyên nhan còn chờ xử lý:
                          Nợ TK 1381 – Tài sản thiếu còn chờ xử lý
                                      Có TK 151,152, 153,154, 155,156
– Khi  có quyết định xử lý của các cấp có thẩm quyền, ghi:
                         Nợ TK 111, 112, 334 – Phần cá nhân, tổ chức phải bồi thường
                         Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
                                     Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý
Ø  Kế toán các khoản phải thu khác (1388)
– Trường hợp tài sản thiếu, mất mát đã xác định được nguyên nhân và người chịu trách nhiệm bồi thường:
                      Nợ TK 1388  – Số tiền phải bồ thường
                                  Có các TK 151,152,153,154,155,156, 111
– Các khoản cho vay mượn vật tư, tiền vốn tạm thời không tính lãi
                     Nợ TK 1388 – Phải thu khác
                                 Có các TK 111, 112, 152, 153,…
– Các khoản doanh thu của hoạt động tài chính, hoạt động khác được thu nhưng chưa thu được như cho thuê TSCĐ, lãi đầu tư, tiền phạt, bồi thường
                      Nợ TK 1388 – Phải thu khác
                                Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính
                                Có TK 711 – Thu nhập khác
+ Khi thu hồi được các khoản phải thu khác bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng:
                     Nợ TK 111, 112
                               Có TK 1388 – Phải thu khác

1.2.3.6.          Tạm ứng

·        Khái niệm
Tạm ứng là việc cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp ứng trứoc một khoản tiền hoặc vật tư để thưch hiện nhiệm vụ SXKD hoặc giải quyết một công việc đã đợc phê duyệt.
Kế toán tạm ứng cần tôn trọng một số quy định sau đây:
– Người nhận tạm ứng phải là công nhân viên chức hoặc người lao động làm việc tại doanh nghiệp, đối với những người nhận tạm ứng thường xuyên (Thuộc bộ phận cung ứng vật tư, quản trị, hành chính) phải được giám đốc chỉ định.
– Người nhận tạm ứng (cá nhân hay tập thể) phải chịu trách nhiệm với doanh nghiệp về số đã  nhận tạm ứng và chỉ được sử dụng tạm ứng theo đúng mục đích và nội dung công việc đã được phê duyệt.Số tiền tạm ứng dùng không hết phải nộp lại quỹ, nghiêm cấm chuyển tiền tạm ứng cho người khác sử dụng
– Kế toán phải mở số kế toán chi tiết theo dõi  cho từng đối tượng nhận tạm ứng, theo nội dung tạm ứng ghi chép đầy đủ tình hình nhận, thanh toán tạm ứng theo từng lần tạm ứng.
Tài khoản sử dụng: Tài khoản 141 – Tạm ứng
   Bên Nợ :
– Các khoản tiền đã tạm ứng cho công nhân viên, người lao động
– Các khoản tạm ứng để thực hiện khối lượng xây lắp nội bộ
   Bên Có:
– Số tạm ứng đã thanh toán
– Số tạm ứng chi không hết nhập lại quỹ hoặc trừ vào lương
   Số dư bên Nợ: Số tiền tạm ứng chưa thanh toán
·        Trình tự kế toán
+ Khi nhận tạm tứng bằng tiền mặt, séc cho cán bộ đi công tác hoặc mua vật tư, hàng hoá, dịch vụ lao vụ:
                        Nợ TK 141 – Tạm ứng
                                   Có TK 111, 112, Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
+ Khi chi tiêu xong, người nhận tạm ứng lập bảng kê thanh toán tạm ứng kèm theo các chứng gốc liên quan.Kế toán kiểm tra chứng từ, căn cứ vào bảng kê thanh toán đã đựoc duyệt, ghi:
                       Nợ TK 142- Chi phí trả trước, hoặc:
                       Nợ TK 151,152, 153, 156
                       Nợ TK 211, 213, 241,
                       Nợ TK 331,
                       Nợ TK 611, 623, 627, 641, 642
                       Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
                                    Có TK 141 – Tạm ứng
+ Các khoản tạm ứng chi không hết, phải nhập  quỹ hoặc trù vào lương của người nhận tạm ứng, ghi:
                       Nợ TK 111 – Tạm ứng
                           Nợ TK 334 – Phải trả công nhân viên
                                   Có TK 141 – Tạm ứng
+ Trường hợp số thực chi đã duyệt lớn hơn ssó đã tạm ứng, kế toán lập phiếu chi để thanh toán thêm cho người nhận tạm ứng
                      Nợ TK 141-Tạm ứng
               Có TK 111 – Tiền mặt

1.2.3.7.          Kế toán khoản phải trả người bán

·        Khái niệm
Phải trả người bán là khoản tiền mà doanh nghiệp dùng để chi trả cho nhà cung cấp để mua máy móc trang thiết bị dùng cho hoạt động của công ty.
·        Nghiệp vụ chủ yếu
+ Thanh toán các khoản nợ phải trả cho người bán kế toán ghi:
  Nợ TK 331
   Có TK liên quan (111,112, 311)
 + Mua tài sản, bất động sản đầu tư, kế toán hạch toán
  Nợ TK 211, 217
               Có TK 331

Việc thực hiện các nghiệp vụ khác có liên quan được hạch toán khá chi tiết và theo dõi đầy đủ.
sanghv


Leave a Comment